Nieuwsbrief verzenden
Door in het overzicht van nieuwsbrieven in de kolom 'Verzonden' op de datum of 'Verzend' te klikken, komt u in het scherm om de nieuwsbrief te versturen. Klik links boven op 'Terug naar overzicht' of op 'Annuleren' om terug te gaan naar het overzicht.
U kunt een nieuwsbrief op verschillende manieren versturen, namelijk bij wijze van test aan één of meerdere personen, aan een groep van abonnees of aan een lijst van adressen die u direct invoert of upload.
Test-nieuwsbrief versturen
Het versturen van een nieuwsbrief is een (eenmalig) actie die u niet terug kunt draaien! Eenmaal verstuurd is verstuurd. U kunt niet even snel een foutje corrigeren zoals bij gewone pagina's. (Behalve als het versturen op een later tijdstip wordt gedaan.) Het kan daarom niet vaak genoeg gezegd worden: liever een keer te veel als test aan uzelf verstuurd, dan één keer verkeerd aan alle abonnees.
Voor het versturen van een test-nieuwsbrief vult u de adressen in (gescheiden door een spatie of een komma) en klikt u op de knop 'Verzend'. Er verschijnt een popup met de status van het verzenden. Van test-nieuwsbrieven worden geen statistieken bijgehouden.
Om te kijken hoe de tekst-versie van de nieuwsbrief eruit ziet, vinkt u de keuze 'Verzend tekst-versie' aan en klikt u (nogmaals) op 'Verzend'.
Als de nieuwsbrief naar wens is, kan deze daadwerkelijk verstuurd gaan worden.
Daadwerkelijk versturen
Voor het daadwerkelijk versturen van een nieuwsbrief naar abonnees (of een eigen lijst) moet u aangeven dat u met het verzenden van de nieuwsbrief voldoet aan de Nederlandse spam-wetgeving. Vervolgens kunt u aangeven of u de nieuwsbrief wilt versturen op de achtergrond.
Direct versturen
Kiest u niet voor versturen op de achtergrond, dan worden de nieuwsbrieven direct verstuurd en ziet u in een kleine popup de voortgang. U dient dan te wachten tot het versturen is afgerond. Dit is met name handig voor kleinere aantallen abonnees, zeg tot ongeveer 1000.
Op de achtergrond versturen
Kiest u wél voor versturen op de achtergrond, dan zet het cms alle te versturen nieuwsbrieven klaar (in een popup verschijnt de voortgang). Dit gaat veel sneller dan het daadwerkelijk versturen. Tevens kunt u aangeven wanneer de nieuwsbrief verstuurd moet worden. Geeft u niets op (of een datum/tijd in het verleden), dan wordt de nieuwsbrief direct verstuurd. Geeft u een datum/tijd in de toekomst op, dan wordt de nieuwsbrief op dat moment verstuurd.
Aangezien u alleen maar hoeft te wachten op het klaarzetten van de nieuwsbrieven, kunt u snel weer verder werken of het cms verlaten. Elke 15 minuten controleert het cms of er nieuwsbrieven klaar staan om verzonden te worden. Deze worden dan automatisch verstuurd. Bij de statistieken kunt u dan te allen tijde de status achterhalen (en eventueel een ingeplande verzending annuleren).
Nieuwsbrief versturen naar abonnee's
Kies de gewenste groep(en) van abonnees, klanten (shop) of formulier(en) en klik op 'Verzend' en de nieuwsbrief wordt verstuurd. Er verschijnt een popup met de voortgang. Indien gereed is de nieuwsbrief afhankelijk van de keuze (op achtergrond of niet) verstuurd of ingepland om verstuurd te worden.
Bij het verzenden van een nieuwsbrief kan als groep van ontvangers ook een formulier gekozen worden. Het CSV-bestand met gegevens bij dat formulier zal dan als de lijst van ontvangers worden gebruikt. Als een formulier geen CSV-bestand heeft wordt het wel getoond, maar kan het niet worden geselecteerd.
Als precies één formulier wordt gekozen, zijn ook meteen alle velden/kolommen van dat formulier beschikbaar voor personalisatie. Als meerdere groepen/formulieren worden gecombineerd, dan zijn eventueel alleen de standaard gegevens beschikbaar, als de ontvanger ook als abonnee bekend is.
Nieuwsbrief versturen naar 'losse' e-mailadressen
Met deze optie kan een nieuwsbrief verstuurd worden naar een eigen lijst van e-mailadressen. De adressen kunnen of direct ingevuld worden in het grote invoerveld 'Verzend nieuwsbrief naar' of als bestand worden geupload. Als de lijst is ingevoerd of geupload klikt u op 'Verzend' en de nieuwsbrief wordt verstuurd. Er verschijnt een popup met de voortgang. Indien gereed is de nieuwsbrief afhankelijk van de keuze (op achtergrond of niet) verstuurd of ingepland om verstuurd te worden.
Direct invullen
Adressen kunnen handmatig ingevoerd worden of worden gekopieerd (knippen, plakken) vanuit een ander programma. De adressen moeten gescheiden zijn met een spatie, enter, komma of punt-komma.
Een kolom met adressen uit Excel knippen en plakken is bijv. geen enkel probleem.
Bestand uploaden
In plaats van handmatig invoeren (al dan niet via knippen en plakken) kan de lijst met adressen ook als bestand worden geupload.
Tekst-bestanden (*.txt)
U kunt gewone tekst-bestanden (ASCII) uploaden als de inhoud gelijk is als bij de handmatige invoer: het bestand bevat adressen gescheiden met een spatie, enter, komma of punt-komma.
Klik op de knop 'Bladeren...' en selecteer het gewenste bestand op uw PC. Als het bestand is geupload verschijnen de adressen in het grote invoerveld en kunt u gaan verzenden.
CSV-bestanden
U kunt ook een zogenaamd CVS-bestand uploaden. Een CSV-bestand is een tekst-bestand dat meer gegevens kan bevatten dan alleen maar e-mailadressen. Deze extra gegevens kunnen worden gebruikt om de nieuwsbrief te personaliseren.
Een CSV-bestand kunt u aanmaken met MS Excel door een spreadsheet op te slaan als 'CSV (MS-DOS)(*.csv)'. Ook de meeste programma's kunnen een export van gegevens verzorgen als CSV-bestand. Via Abonnees kunt u ook een CVS-bestand downloaden, dat eventueel bewerken en weer uploaden.
NB: het cms gebruikt als scheidingsteken een punt-komma (;). Onder Windows is soms als lijstscheidingsteken een komma (,) ingesteld. Als u de lijst dan opent met Excel staan alle gegevens in 1 kolom. Om dit te voorkomen kunt u het beste het lijstscheidingsteken veranderen in een punt-komma (;).
Het CSV-bestand moet eindigen op de extentie .CSV zodat het cms het als zodanig herkend. Tevens moet de eerste kolom de adressen bevatten en de eerste regel de kolomnamen. Klik op de knop 'Bladeren...' en selecteer het gewenste CSV-bestand op uw PC. Als het bestand is geupload wordt in plaats van het grote invoerveld een hyperlink getoond naar het bestand. Door op de link te klikken kunt u het bestand bekijken en door op het verwijderen-icoontje te klikken kunt u het verwijderen.